天行麗江旅游為您提供一份詳細的會(huì )議接待流程，僅作參考
流程一、會(huì )前準備工作
1.提前會(huì )議主辦方要求打印好會(huì )議報到須知．
2.明確會(huì )議所需的資料后,必須在會(huì )議報到前二天將會(huì )議資料全部到位.
3.在會(huì )議報到前須提前按參會(huì )人數將資料、筆、報到須知、考察線(xiàn)路及文具裝入文件袋內。
4.會(huì )議報到前一天準備會(huì )議接待所需物品(會(huì )議簽到表、酒店費用總結算單、酒店用餐對賬單、酒店住房對帳單、入住明細表、反程票預定情況一覽表、付款憑據、結算通知(確認)單、票務(wù)交接手續單、任務(wù)單、退款憑據、考察線(xiàn)路登記表、會(huì )議接待報賬單、用車(chē)單、會(huì )議結算單、被保險人員清單、變更通知、調研考察人員清單、票據反饋表、收費登記表、線(xiàn)路一覽表、續住表、二次旅游考察線(xiàn)路及圖片);除此之外還需要準備會(huì )議接待時(shí)所需要文化用品（票袋、文件袋、收據、驗鈔機、電腦、打印機、皮筋、曲別針、訂書(shū)機、復寫(xiě)紙、橡皮、計算器、接站牌等）；并領(lǐng)取會(huì )議備用金。
5.提前安排好代表接機工作（車(chē)輛安排、接機人員發(fā)排）。
流程二、與酒店必須的協(xié)調工作（會(huì )議報到前）
1.制作會(huì )務(wù)組用房及路標指示，要求做到使會(huì )議代表方便快捷的找到會(huì )務(wù)組，向酒店確認會(huì )務(wù)用房及會(huì )務(wù)組房號。通知酒店總機和總機本次會(huì )議名稱(chēng)及會(huì )務(wù)組房號。
2.會(huì )議主辦方抵辦酒店后，及時(shí)與會(huì )議主辦方確定相關(guān)的接待程序和注意事項。協(xié)助會(huì )議主辦方與酒店確定上課時(shí)間、地點(diǎn)、會(huì )議室要求，確認是否使用多媒體投影儀及茶歇：每日用餐人數、時(shí)間、地點(diǎn)，會(huì )議橫幅及水牌的內容，以及其他要求。
3.與酒店協(xié)商會(huì )議代表入住登記方式，按會(huì )議主辦方要求的時(shí)間提前懸掛會(huì )議橫幅，在大廳放置水牌。
流程三、會(huì )議期間：
1.及時(shí)與民航問(wèn)訊處聯(lián)系確認航班到達準確時(shí)間，安排好接站人員及接站車(chē)輛。
2.隨時(shí)與接站人員聯(lián)系，提前安排好房間及鑰匙。
3.合理安排用房，盡量避免自然單間的出現（單男單女），如出現此情況盡量說(shuō)服客人包房，并及時(shí)通知會(huì )議主辦方。
4.會(huì )議報到當天應及時(shí)與接站人員和會(huì )議主辦方溝通落實(shí)，及時(shí)將用餐人數通知酒店，以便酒店備餐，避免出現會(huì )議代表用不上餐的情況。
5.會(huì )議代表抵達酒店后應先請代表簽到、然后交費、發(fā)放會(huì )議資料、安排房間、詢(xún)問(wèn)客人返程情況（待定返程機票//是否參加二次旅游）；會(huì )議接待人員要求在最短的時(shí)間內讓客人入住房間。
6.收費時(shí)如遇有客人要求優(yōu)惠或減免費用時(shí)應盡量說(shuō)明情況，及時(shí)與會(huì )議主辦方聯(lián)系，經(jīng)與會(huì )議主辦方商量決定同意后，按會(huì )議主辦方意見(jiàn)執行。
7.會(huì )議報到過(guò)程中應及時(shí)與會(huì )議主辦方和接站人員聯(lián)系，確認最后抵達人數，及時(shí)向酒店增加或減少房間數量，避免造成不必要的麻煩。
8.報道結束后將所有收款現金清點(diǎn)清楚后交旅行社或會(huì )議主辦方保管。
9.報道結束后，應及時(shí)準確地向會(huì )議主辦方通報抵達人數、交費情況、考察人員情況。
10.報道結束后，及時(shí)將會(huì )議期間每日用餐人數通知酒店，遇有臨時(shí)性的用餐人數減少或增加，應提前4-5小時(shí)通知餐廳。每次用餐后會(huì )議服務(wù)人員必須與酒店服務(wù)人員核對用餐人數，填好《酒店用餐對賬單》雙方簽安認可。在會(huì )議代表用餐時(shí)應隨時(shí)向會(huì )議代表了解菜品質(zhì)量及口味，以便及時(shí)與酒店協(xié)商調整。
11.會(huì )議期間如遇客人提前退房或正常退房，應及時(shí)在第一時(shí)間通知酒店總臺和銷(xiāo)售部，以免造成不必要的房費損失。每日晚間會(huì )議服務(wù)人員必須與總臺核對當日用房情況，填好《酒店用房對賬單》雙方簽字認可。
12.報道結束后，當晚應立即將考察人數、線(xiàn)路、客人的返程情況及時(shí)通報計調，以便安排用車(chē)、導游及預定團隊火車(chē)票及機票。
13.在會(huì )議期間訂票時(shí)應事先了解清楚機票及車(chē)票發(fā)售情況后，報知客人，由客人自行選擇或根據考察情況推薦相應航班、；車(chē)次，特殊旅游招待線(xiàn)路的報價(jià)應事先咨詢(xún)后方可報價(jià)。預訂機票時(shí)應向客人說(shuō)明現在正處旅游接待旺季折扣會(huì )隨時(shí)有變化，須提早確認。預訂火車(chē)票時(shí)應向客人說(shuō)明現在正處旅游旺季，火車(chē)票非常緊張不能保證可以購買(mǎi)上。
14.接待大型會(huì )時(shí)，必須在考察前一天以收據號碼編組乘車(chē)（或按照會(huì )議主辦方意見(jiàn)）編組成車(chē)，提前將編組號（乘車(chē)號/人員名單/省份詳單/收據號）在客人上車(chē)前30分鐘前貼放置于車(chē)頭，以便會(huì )議儀表按所分配的乘車(chē)號乘車(chē)，會(huì )議代表乘車(chē)前交待導游協(xié)助以收據或代表證核實(shí)人數上車(chē)。
15.會(huì )議考察期間，會(huì )議接待人員應做好會(huì )議代表返住的預定工作，并將返住的接站情況及時(shí)通知旅行社計調部，避免耽誤會(huì )議代表行程。
16.會(huì )議考察期間，會(huì )議接待人員每天早上發(fā)團時(shí)必須與導游清點(diǎn)清楚當日考察人數并與會(huì )議主辦方核實(shí)，向導游交待告知特殊旅游游客考察安排，以便導游在考察過(guò)程中合理安排時(shí)間，避免耽誤會(huì )議代表行程。
17.會(huì )議結束前一天，應將所有會(huì )議表格填寫(xiě)完畢（不得涂改），與會(huì )議主辦方結算時(shí)，應備齊所有的消費帳單和登記表格結算。（屬于會(huì )議主辦方付款分別為：房費、餐費、會(huì )議室租用費、投影儀租用費、報到須知及學(xué)習資料的打印費、通訊錄打印費、會(huì )議代表的文化用品、考察費等）。
18.會(huì )議考察結束前一天，會(huì )議接待人員應提早根據會(huì )議代表返程票預定情況安排人員及車(chē)輛做好會(huì )議代表的送站工作。
19.會(huì )議結束后會(huì )議接待人員必須及時(shí)將本次會(huì )議資料、表格整理存檔，上報會(huì )議備用金。
20.與酒店確認最終消費金額通知旅行社結賬。
