服務(wù)熱線(xiàn)
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會(huì )議接待是指會(huì )議籌辦方與主辦方商談，簽訂會(huì )議接待標準合同，對約定的事項提供全程的服務(wù)活動(dòng)。會(huì )議接待貫穿整個(gè)會(huì )議流程，涉及的服務(wù)范圍廣泛，包括會(huì )前工作、會(huì )中工作、會(huì )后工作三個(gè)環(huán)節，每個(gè)環(huán)節都囊括了眾多的接待內容。
會(huì )議資料準備
1：會(huì )議資料：由主辦單位提供，其中文字資料，由承辦單位按會(huì )務(wù)組要求根據參會(huì )人數印刷。
2：會(huì )議資料（主辦單位提供）
3：領(lǐng)導發(fā)言稿（主辦單位提供）
4：《報到冊》、《會(huì )議指南》、《會(huì )議日程》、參會(huì )者到達消息。
5：項目執行情況資料（主辦單位提供）
6：展板所屬圖片（主辦單位提供）
7：廣告牌設計稿
8：歡迎布標、會(huì )議室布標
9：會(huì )議禮品（按參會(huì )人數準備）
10：會(huì )議代表證
1.桌椅、名牌（現代高檔會(huì )議室用桌面智能終端取代傳統名牌）、茶水
桌椅是最基本的設備，可以根據會(huì )議的需要擺成圓桌型或報告型，如果參加會(huì )議的人數較多，一般應采用報告型，不需要準備座位牌，如果參加會(huì )議的人比較少，一般采用圓桌型，并且要制作座位牌，即名牌，讓與會(huì )人員方便就座。但是為了提高會(huì )議的檔次及滿(mǎn)足現代會(huì )議的需要，一般采用能重復使用的桌面智能終端，推進(jìn)無(wú)紙化的進(jìn)程，真正體現綠色會(huì )議，智能會(huì )議的需要。
會(huì )議上的茶水飲料最好準備礦泉水，因為每個(gè)人的口味不一樣，有的人喜歡喝茶，有的人喜歡喝飲料，還有的人喜歡喝咖啡，所以如果沒(méi)有特別的要求，礦泉水是最能讓每個(gè)人都接受的選擇。
2.簽到簿、名冊、會(huì )議議程
簽到簿的作用是幫助了解到會(huì )人員的多少，分別是誰(shuí)，一方面使會(huì )議組織者能夠查明是否有人缺席，另一方面能夠使會(huì )議組織者根據簽到簿安排下一步的工作，比如就餐、住宿等。印刷名冊可以方便會(huì )議的主席和與會(huì )人員盡快地掌握各位參加會(huì )議的人員的相關(guān)資料，加深了解，彼此熟悉。
3.黑板、白板、筆
在有的場(chǎng)合，與會(huì )人員需要在黑板或者白板上寫(xiě)字或畫(huà)圖，從而說(shuō)明問(wèn)題，而且在黑板或白板上表述具有即興、方便的特點(diǎn)。此外，粉筆、萬(wàn)能筆、板擦等配套的工具也必不可少。
4.各種視聽(tīng)器材
現代科技的發(fā)展帶來(lái)了投影儀、幻燈機、錄像機、鐳射指示筆或指示棒等視聽(tīng)設備，給人們提供了極大的方便。在召開(kāi)會(huì )議前，必須先檢查各種設備是否能正常使用，如果要用幻燈機，則需要提前做好幻燈片。錄音機和攝像機能夠把會(huì )議的過(guò)程和內容完整記錄下來(lái)，有時(shí)需要立即把會(huì )議的結論或建議打印出來(lái)，這時(shí)就需要準備一臺小型的影印機或打印機。
5.資料、樣品
如果會(huì )議屬于業(yè)務(wù)匯報或者產(chǎn)品介紹，那么有關(guān)的資料和樣品是必不可少的。比如在介紹一種新產(chǎn)品時(shí)，單憑口頭泛泛而談是不能給人留下深刻印象的，如果給大家展示一個(gè)具體的樣品，結合樣品一一介紹它的特點(diǎn)和優(yōu)點(diǎn)，那么給大家留下的印象就會(huì )深刻得多。
6.會(huì )標、背景板、展板
會(huì )標一般指會(huì )議名稱(chēng)和會(huì )議標語(yǔ)橫幅。
為強化會(huì )議效果，許多會(huì )議將會(huì )標美化、渲染為會(huì )議背景板（采用噴繪畫(huà)面），特別是一些特殊的如黨代會(huì )等，采用噴繪背景板，可將黨徽、旗幟等噴繪在畫(huà)面上，從而節約會(huì )議成本和準備時(shí)間。但采用噴繪寫(xiě)真畫(huà)面時(shí)，一定要注意采用環(huán)保材料，否則噴繪寫(xiě)真畫(huà)面散發(fā)的刺鼻氣味不僅影響會(huì )議分為，對與會(huì )者，尤其是主席臺就坐人員身體健康不利。
會(huì )前準備工作
1：根據會(huì )務(wù)組要求，代表報到前兩天，會(huì )議室會(huì )場(chǎng)布置（會(huì )標、廣告牌、燈光、音響、多媒體、投影儀、電源、桌椅、茶杯及服務(wù)員安排）按部落實(shí)到位。
2：據酒店提供的房況表，報到前兩天與先到達的會(huì )務(wù)組人員協(xié)商確定會(huì )務(wù)組房間，選定領(lǐng)導、專(zhuān)家及主要代表入住的樓層、房間類(lèi)型、房號、需要放置的水果種類(lèi)及特殊安全保衛工作。
3：提前兩天檢查餐廳環(huán)境衛生，桌椅擺設、餐具的完好程度，再次落實(shí)菜單及服務(wù)到位情況。
4：提前兩天完成會(huì )議所需的代表證、發(fā)放的資料、簽到表、就餐卡、廣告牌商家展板及宣傳設備的擺設位置，電源、燈光亮度、通道暢通等情況，會(huì )間攝影、攝像設備，人員的準備。
5：與酒店保安部組成會(huì )議安全組，在會(huì )議期間加強門(mén)衛、樓層行查，杜絕安全
隱患的發(fā)生。
6：醫療保障，配備醫療人員，解決突發(fā)事件。提前購買(mǎi)常備藥品，種類(lèi)包括：感冒、消炎、暈車(chē)、嘔吐、腹瀉、創(chuàng )傷、止痛、解暑、酒精、碘酒、氧氣袋等?；驹O備包括：體溫表、聽(tīng)診器、手電筒、棉簽等。及時(shí)聯(lián)系就醫。
7：在大堂、樓層、餐廳、會(huì )議室、電梯等處帖上會(huì )議指示箭頭。
開(kāi)支預算
1：代表證??2：廣告牌??3：展板??4：用車(chē)??5：宴會(huì )標準??6：水果??7：紀念品??8：資料打印、復印??9：照相、攝像??10：其它
人員安排?
1：根據會(huì )議人數需求安排會(huì )務(wù)接待小組、如住房登記員，財務(wù)人員，票務(wù)，考察咨詢(xún)，引導人員（至房間、餐廳、電梯、會(huì )議室）
2：會(huì )議全程督導人員，負責落實(shí)會(huì )議室布置、茶水供應及服務(wù)
3：攝影組：根據會(huì )議需求安排攝影人員
4：車(chē)輛小組：根據會(huì )議實(shí)到人數，落實(shí)車(chē)況好、駕駛技術(shù)好的配套車(chē)輛。此小組負責會(huì )議臨時(shí)接待服務(wù)工作。如：專(zhuān)家、領(lǐng)導臨時(shí)出行，就餐、會(huì )見(jiàn)等活動(dòng)的車(chē)輛。
5：旅游接待小組：根據參加考察人數安排每車(chē)一位優(yōu)秀導游，負責代表的服務(wù)
6：生活小組：此小組負責會(huì )議用餐的時(shí)間、人數及相關(guān)的一些服務(wù)，確保代表會(huì )議期間的生活服務(wù)
會(huì )議接站
會(huì )議報到當天，安排全天候接站，機場(chǎng)設立兩塊醒目接站牌，一塊設在正門(mén)出站口，一塊設在提取行李出口處?；疖?chē)站或者飛機場(chǎng)設一塊醒目接站牌。
會(huì )議報到
1：在酒店大堂設“報到處”、“收費處”、“考察咨詢(xún)處”、“票務(wù)處”“簽到處”
2：報到登記時(shí)，填寫(xiě)姓名、單位、職務(wù)、身份證號碼、通訊地址、電話(huà)、收費金額、入住金額、入住天數、房間號、考察線(xiàn)路等。
3：提醒代表貴重品免費寄存總臺、保管好個(gè)人財物，耐心、細致地解說(shuō)會(huì )議報到須知及有關(guān)事宜，及時(shí)妥善處理好代表要求。
4：根據會(huì )務(wù)組要求傳達通知、指示，準確發(fā)放會(huì )議資料、紀念品、餐券、考察乘車(chē)券
5：代表報到后，由行李員引導入住，同時(shí)辦理行李寄存
6：當天打印會(huì )議通訊錄并與會(huì )務(wù)老師校對，及時(shí)發(fā)給代表
7：會(huì )務(wù)組24小時(shí)有專(zhuān)職會(huì )議，隨時(shí)接待安排參會(huì )代表
發(fā)票的開(kāi)據
在會(huì )議前通知上注明由我方承辦、會(huì )議期間我方根據代表需要，開(kāi)具正式發(fā)票及酒店的住宿發(fā)票。
會(huì )議期間
1：要求酒店落實(shí)叫早服務(wù)
2：準確統計用餐人數并安排代表用餐，及時(shí)解決會(huì )議期間臨時(shí)發(fā)生的問(wèn)題，確保會(huì )議正常進(jìn)行
3：會(huì )議室布置情況落實(shí)
4：安排好旅游選種、落實(shí)返程機、車(chē)票的登記
5：及時(shí)統計票務(wù)預訂情況、考察人數、行程立即同旅行社計調反饋
6：與酒店公司財務(wù)人員協(xié)調好票據的開(kāi)取
7：準備統計返程的人數、時(shí)間、日期、確定代表返程
會(huì )議結束工作
1：會(huì )議結算
1：我向會(huì )務(wù)給出書(shū)面報告，交會(huì )務(wù)組審核。并列《會(huì )議結算清單》，包括此會(huì )議的實(shí)際人數、天數、實(shí)際用餐人數、用餐標準、考察人數及會(huì )議期間其它費用開(kāi)支，我方承諾快捷、準確無(wú)誤
2：向會(huì )務(wù)組提供所需發(fā)票
3：返還會(huì )務(wù)組附加的會(huì )議利潤
2：會(huì )議返程
1：根據代表返程機、車(chē)票時(shí)間及方向，分批送站，我方承諾確保代表順利返程
2：可根據會(huì )務(wù)組需要派專(zhuān)人、專(zhuān)車(chē)、提供滿(mǎn)意的送站服務(wù)，并向會(huì )務(wù)組贈送麗江特色精美禮品
