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                                                  所在位置:首頁(yè) / 會(huì )議承接 / 麗江會(huì )議接待及麗江會(huì )議服務(wù)的標準流程及環(huán)節

                                                  麗江會(huì )議接待及麗江會(huì )議服務(wù)的標準流程及環(huán)節

                                                  會(huì )議接待是指會(huì )議籌辦方與主辦方商談,簽訂會(huì )議接待標準合同,對約定的事項提供全程的服務(wù)活動(dòng)。會(huì )議接待貫穿整個(gè)會(huì )議流程,涉及的服務(wù)范圍廣泛,包括會(huì )前工作、會(huì )中工作、會(huì )后工作三個(gè)環(huán)節,每個(gè)環(huán)節都囊括了眾多的接待內容。

                                                  會(huì )議資料準備

                                                  1:會(huì )議資料:由主辦單位提供,其中文字資料,由承辦單位按會(huì )務(wù)組要求根據參會(huì )人數印刷。
                                                  2:會(huì )議資料(主辦單位提供)
                                                  3:領(lǐng)導發(fā)言稿(主辦單位提供)
                                                  4:《報到冊》、《會(huì )議指南》、《會(huì )議日程》、參會(huì )者到達消息。
                                                  5:項目執行情況資料(主辦單位提供)
                                                  6:展板所屬圖片(主辦單位提供)
                                                  7:廣告牌設計稿
                                                  8:歡迎布標、會(huì )議室布標
                                                  9:會(huì )議禮品(按參會(huì )人數準備)
                                                  10:會(huì )議代表證

                                                  會(huì )議接待
                                                  設備設施準備

                                                  1.桌椅、名牌(現代高檔會(huì )議室用桌面智能終端取代傳統名牌)、茶水
                                                  桌椅是最基本的設備,可以根據會(huì )議的需要擺成圓桌型或報告型,如果參加會(huì )議的人數較多,一般應采用報告型,不需要準備座位牌,如果參加會(huì )議的人比較少,一般采用圓桌型,并且要制作座位牌,即名牌,讓與會(huì )人員方便就座。但是為了提高會(huì )議的檔次及滿(mǎn)足現代會(huì )議的需要,一般采用能重復使用的桌面智能終端,推進(jìn)無(wú)紙化的進(jìn)程,真正體現綠色會(huì )議,智能會(huì )議的需要。
                                                  會(huì )議上的茶水飲料最好準備礦泉水,因為每個(gè)人的口味不一樣,有的人喜歡喝茶,有的人喜歡喝飲料,還有的人喜歡喝咖啡,所以如果沒(méi)有特別的要求,礦泉水是最能讓每個(gè)人都接受的選擇。
                                                  2.簽到簿、名冊、會(huì )議議程
                                                  簽到簿的作用是幫助了解到會(huì )人員的多少,分別是誰(shuí),一方面使會(huì )議組織者能夠查明是否有人缺席,另一方面能夠使會(huì )議組織者根據簽到簿安排下一步的工作,比如就餐、住宿等。印刷名冊可以方便會(huì )議的主席和與會(huì )人員盡快地掌握各位參加會(huì )議的人員的相關(guān)資料,加深了解,彼此熟悉。
                                                  3.黑板、白板、筆
                                                  在有的場(chǎng)合,與會(huì )人員需要在黑板或者白板上寫(xiě)字或畫(huà)圖,從而說(shuō)明問(wèn)題,而且在黑板或白板上表述具有即興、方便的特點(diǎn)。此外,粉筆、萬(wàn)能筆、板擦等配套的工具也必不可少。
                                                  4.各種視聽(tīng)器材
                                                  現代科技的發(fā)展帶來(lái)了投影儀、幻燈機、錄像機、鐳射指示筆或指示棒等視聽(tīng)設備,給人們提供了極大的方便。在召開(kāi)會(huì )議前,必須先檢查各種設備是否能正常使用,如果要用幻燈機,則需要提前做好幻燈片。錄音機和攝像機能夠把會(huì )議的過(guò)程和內容完整記錄下來(lái),有時(shí)需要立即把會(huì )議的結論或建議打印出來(lái),這時(shí)就需要準備一臺小型的影印機或打印機。

                                                  5.資料、樣品
                                                  如果會(huì )議屬于業(yè)務(wù)匯報或者產(chǎn)品介紹,那么有關(guān)的資料和樣品是必不可少的。比如在介紹一種新產(chǎn)品時(shí),單憑口頭泛泛而談是不能給人留下深刻印象的,如果給大家展示一個(gè)具體的樣品,結合樣品一一介紹它的特點(diǎn)和優(yōu)點(diǎn),那么給大家留下的印象就會(huì )深刻得多。
                                                  6.會(huì )標、背景板、展板
                                                  會(huì )標一般指會(huì )議名稱(chēng)和會(huì )議標語(yǔ)橫幅。
                                                  為強化會(huì )議效果,許多會(huì )議將會(huì )標美化、渲染為會(huì )議背景板(采用噴繪畫(huà)面),特別是一些特殊的如黨代會(huì )等,采用噴繪背景板,可將黨徽、旗幟等噴繪在畫(huà)面上,從而節約會(huì )議成本和準備時(shí)間。但采用噴繪寫(xiě)真畫(huà)面時(shí),一定要注意采用環(huán)保材料,否則噴繪寫(xiě)真畫(huà)面散發(fā)的刺鼻氣味不僅影響會(huì )議分為,對與會(huì )者,尤其是主席臺就坐人員身體健康不利。

                                                  會(huì )議接待

                                                  會(huì )前準備工作

                                                  1:根據會(huì )務(wù)組要求,代表報到前兩天,會(huì )議室會(huì )場(chǎng)布置(會(huì )標、廣告牌、燈光、音響、多媒體、投影儀、電源、桌椅、茶杯及服務(wù)員安排)按部落實(shí)到位。
                                                  2:據酒店提供的房況表,報到前兩天與先到達的會(huì )務(wù)組人員協(xié)商確定會(huì )務(wù)組房間,選定領(lǐng)導、專(zhuān)家及主要代表入住的樓層、房間類(lèi)型、房號、需要放置的水果種類(lèi)及特殊安全保衛工作。
                                                  3:提前兩天檢查餐廳環(huán)境衛生,桌椅擺設、餐具的完好程度,再次落實(shí)菜單及服務(wù)到位情況。
                                                  4:提前兩天完成會(huì )議所需的代表證、發(fā)放的資料、簽到表、就餐卡、廣告牌商家展板及宣傳設備的擺設位置,電源、燈光亮度、通道暢通等情況,會(huì )間攝影、攝像設備,人員的準備。
                                                  5:與酒店保安部組成會(huì )議安全組,在會(huì )議期間加強門(mén)衛、樓層行查,杜絕安全
                                                  隱患的發(fā)生。
                                                  6:醫療保障,配備醫療人員,解決突發(fā)事件。提前購買(mǎi)常備藥品,種類(lèi)包括:感冒、消炎、暈車(chē)、嘔吐、腹瀉、創(chuàng )傷、止痛、解暑、酒精、碘酒、氧氣袋等?;驹O備包括:體溫表、聽(tīng)診器、手電筒、棉簽等。及時(shí)聯(lián)系就醫。
                                                  7:在大堂、樓層、餐廳、會(huì )議室、電梯等處帖上會(huì )議指示箭頭。
                                                  開(kāi)支預算
                                                  1:代表證??2:廣告牌??3:展板??4:用車(chē)??5:宴會(huì )標準??6:水果??7:紀念品??8:資料打印、復印??9:照相、攝像??10:其它

                                                  人員安排?

                                                  1:根據會(huì )議人數需求安排會(huì )務(wù)接待小組、如住房登記員,財務(wù)人員,票務(wù),考察咨詢(xún),引導人員(至房間、餐廳、電梯、會(huì )議室)
                                                  2:會(huì )議全程督導人員,負責落實(shí)會(huì )議室布置、茶水供應及服務(wù)
                                                  3:攝影組:根據會(huì )議需求安排攝影人員
                                                  4:車(chē)輛小組:根據會(huì )議實(shí)到人數,落實(shí)車(chē)況好、駕駛技術(shù)好的配套車(chē)輛。此小組負責會(huì )議臨時(shí)接待服務(wù)工作。如:專(zhuān)家、領(lǐng)導臨時(shí)出行,就餐、會(huì )見(jiàn)等活動(dòng)的車(chē)輛。
                                                  5:旅游接待小組:根據參加考察人數安排每車(chē)一位優(yōu)秀導游,負責代表的服務(wù)
                                                  6:生活小組:此小組負責會(huì )議用餐的時(shí)間、人數及相關(guān)的一些服務(wù),確保代表會(huì )議期間的生活服務(wù)
                                                  會(huì )議接站

                                                  會(huì )議報到當天,安排全天候接站,機場(chǎng)設立兩塊醒目接站牌,一塊設在正門(mén)出站口,一塊設在提取行李出口處?;疖?chē)站或者飛機場(chǎng)設一塊醒目接站牌。

                                                  會(huì )議接待

                                                  會(huì )議報到

                                                  1:在酒店大堂設“報到處”、“收費處”、“考察咨詢(xún)處”、“票務(wù)處”“簽到處”
                                                  2:報到登記時(shí),填寫(xiě)姓名、單位、職務(wù)、身份證號碼、通訊地址、電話(huà)、收費金額、入住金額、入住天數、房間號、考察線(xiàn)路等。
                                                  3:提醒代表貴重品免費寄存總臺、保管好個(gè)人財物,耐心、細致地解說(shuō)會(huì )議報到須知及有關(guān)事宜,及時(shí)妥善處理好代表要求。
                                                  4:根據會(huì )務(wù)組要求傳達通知、指示,準確發(fā)放會(huì )議資料、紀念品、餐券、考察乘車(chē)券
                                                  5:代表報到后,由行李員引導入住,同時(shí)辦理行李寄存
                                                  6:當天打印會(huì )議通訊錄并與會(huì )務(wù)老師校對,及時(shí)發(fā)給代表
                                                  7:會(huì )務(wù)組24小時(shí)有專(zhuān)職會(huì )議,隨時(shí)接待安排參會(huì )代表
                                                  發(fā)票的開(kāi)據

                                                  在會(huì )議前通知上注明由我方承辦、會(huì )議期間我方根據代表需要,開(kāi)具正式發(fā)票及酒店的住宿發(fā)票。

                                                  會(huì )議期間

                                                  1:要求酒店落實(shí)叫早服務(wù)
                                                  2:準確統計用餐人數并安排代表用餐,及時(shí)解決會(huì )議期間臨時(shí)發(fā)生的問(wèn)題,確保會(huì )議正常進(jìn)行
                                                  3:會(huì )議室布置情況落實(shí)
                                                  4:安排好旅游選種、落實(shí)返程機、車(chē)票的登記
                                                  5:及時(shí)統計票務(wù)預訂情況、考察人數、行程立即同旅行社計調反饋
                                                  6:與酒店公司財務(wù)人員協(xié)調好票據的開(kāi)取
                                                  7:準備統計返程的人數、時(shí)間、日期、確定代表返程
                                                  會(huì )議結束工作

                                                  1:會(huì )議結算
                                                  1:我向會(huì )務(wù)給出書(shū)面報告,交會(huì )務(wù)組審核。并列《會(huì )議結算清單》,包括此會(huì )議的實(shí)際人數、天數、實(shí)際用餐人數、用餐標準、考察人數及會(huì )議期間其它費用開(kāi)支,我方承諾快捷、準確無(wú)誤
                                                  2:向會(huì )務(wù)組提供所需發(fā)票
                                                  3:返還會(huì )務(wù)組附加的會(huì )議利潤
                                                  2:會(huì )議返程
                                                  1:根據代表返程機、車(chē)票時(shí)間及方向,分批送站,我方承諾確保代表順利返程
                                                  2:可根據會(huì )務(wù)組需要派專(zhuān)人、專(zhuān)車(chē)、提供滿(mǎn)意的送站服務(wù),并向會(huì )務(wù)組贈送麗江特色精美禮品

                                                  滇公網(wǎng)安備 53070202001099號

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