大型會(huì )議會(huì )展活動(dòng)策劃的七個(gè)步驟是什么？

大型會(huì )議會(huì )展中的活動(dòng)其實(shí)是一種公關(guān)活動(dòng),只是針對的對象更為具體,即展會(huì )的目標企業(yè)和觀(guān)眾,所以其策劃和實(shí)施,可以完全按照公關(guān)四步工作法的要求執行 。 

第一步,確立項目?；顒?dòng)的目標是什么、 為什么要舉辦這個(gè)活動(dòng) 、這個(gè)活動(dòng)對于會(huì )展整體而言有什么好處、在回答了這些問(wèn)題后,就要收集會(huì )展的相關(guān)資料。如果是為專(zhuān)業(yè)性的會(huì )展舉辦活動(dòng),則要事先充分了解此行業(yè)的專(zhuān)業(yè)知識,至少做到半個(gè)專(zhuān)家,才有資格為活動(dòng)確立項目,這亦是初步的資料調查。必須明確確立的主題范圍,由于活動(dòng)是會(huì )展的一部分,所以它被期望達到的目的已經(jīng)被細分,自然主題也應有針對性。

第二步,情況調查。調查,相當于要做到立項時(shí)的另半個(gè)專(zhuān)家,這不僅僅是了解該行業(yè)的專(zhuān)業(yè)知識,更要針對活動(dòng)本身作調查,例如國家關(guān)于公眾活動(dòng)方面的政策和法規,公眾關(guān)注的熱點(diǎn)話(huà)題以及預期持續時(shí)間,歷史上同類(lèi)型活動(dòng)的案例,場(chǎng)地狀況和時(shí)間的選擇性,都是調查的內容。

第三步,活動(dòng)相關(guān)可行性研究,是一個(gè)十分重要的工作步驟。根據調查的情況確定出可行的活動(dòng)范疇,為策劃定下基礎,也盡可能節省論證方案的人力精力成本。研究范圍包括活動(dòng)的社會(huì )適應性,會(huì )展現有的條件包括社會(huì )環(huán)境和目標公眾的適應性,財力適應性,效益的可行性。從效益的角度考慮,把活動(dòng)費用與媒體宣傳方面費用相比較,如果投放媒介做廣告,比做一個(gè)活動(dòng)更有效,活動(dòng)就不一定做了,何況舉辦活動(dòng)可能還需為其再做媒體宣傳.還有社會(huì )物質(zhì)水平的適應性,活動(dòng)需要動(dòng)用許多社會(huì )物質(zhì),出奇出新的創(chuàng )意更需要物質(zhì)的支持,因而需要策劃人員盡量利用可以獲得的物質(zhì).最后一個(gè)是應急能力的適應研究性,需要那些應變措施如戶(hù)外活動(dòng)要考慮天氣的情況,野外活動(dòng)考慮更多的是安全設施問(wèn)題,這些都是要進(jìn)行可行性研究的范疇。

 第四步,提煉活動(dòng)主題,進(jìn)行創(chuàng )意。一個(gè)活動(dòng)之所以可以完善會(huì )展的功能,即因為它的形式比會(huì )展更為豐富,所以活動(dòng)有它自己的創(chuàng )意點(diǎn)就成為關(guān)鍵.如同廣告創(chuàng )意一樣,除了個(gè)人創(chuàng )意外,要特別強調團隊創(chuàng )意的概念,如果能夠在創(chuàng )意過(guò)程中開(kāi)個(gè)頭腦風(fēng)暴可以事半功倍.團體創(chuàng )意的過(guò)程也始終貫穿著(zhù)個(gè)人的創(chuàng )意過(guò)程,作為現代策劃,需要的是多個(gè)學(xué)科的綜合和團體的智慧,而不是某個(gè)的杰作。

第五步,流程及細節考慮。一個(gè)活動(dòng)并不是擁有主題就夠了,還需要眾多細節問(wèn)題的支持,例如嘉賓的演講次序,時(shí)間安排等等,流程就是一個(gè)活動(dòng)對受眾的語(yǔ)言,完美的表達才能使活動(dòng)起到最大的影響。細節策劃是策劃者最容易忽視的一個(gè)環(huán)節,甚至被認為是執行時(shí)應該考慮的問(wèn)題。策劃者需要調動(dòng)各種資源來(lái)確?；顒?dòng)的順利進(jìn)行.
第六步,制定策劃案,也就是把設想的方案用文字表達出來(lái),即按形式、時(shí)間、地點(diǎn)、人員、主題和流程幾個(gè)部分來(lái)書(shū)寫(xiě)策劃案。

第七步,活動(dòng)策劃案論證。這是對整個(gè)方案的可行性論證,針對不合理的活動(dòng)細節略加調節,方案論證通常使用定位式優(yōu)選法,輪轉式優(yōu)選法和優(yōu)點(diǎn)移植法。 

以上的七個(gè)步驟只是一個(gè)必要的模式,不同類(lèi)型的活動(dòng)在細節會(huì )各有差異,甚至完全不同,需要視具體情況而定。 

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