服務(wù)熱線(xiàn)
139-8889-9288
大型會(huì )議的會(huì )務(wù)工作任務(wù)重、要求高、難度大，極為繁雜，香格里拉會(huì )議會(huì )展。如何做好大型會(huì )議會(huì )務(wù)工作，本文從以下五個(gè)方面談一些粗淺的思考，一起來(lái)和小編看看吧。 云南天行拓展管理咨詢(xún)會(huì )務(wù)有限公司是云南最早專(zhuān)注于商務(wù)會(huì )獎領(lǐng)域，并以專(zhuān)業(yè)化的架構，基于客戶(hù)需求，市場(chǎng)洞察，整合策劃，向客戶(hù)提供全方位市場(chǎng)活動(dòng)服務(wù)的專(zhuān)業(yè)化公司。提供會(huì )議會(huì )展、試乘試駕、獎勵旅游、研學(xué)旅行、冬夏令營(yíng)組織策劃與執行、市場(chǎng)活動(dòng)管理及包括AV搭建、物料制作、活動(dòng)場(chǎng)地、演藝、拓展、勞務(wù)人員等專(zhuān)項資源管理在內的專(zhuān)業(yè)會(huì )展服務(wù)。公司服務(wù)品質(zhì)不斷融合及提升，歷年來(lái)多次榮獲業(yè)界和市場(chǎng)廣泛認可，完善建立了以昆明、香格里拉、大理、騰沖、西雙版納、香格里拉為中心的商務(wù)會(huì )展服務(wù)圈。天行旗下有云南天行會(huì )展服務(wù)有限公司，云南天行拓展管理咨詢(xún)有限公司，香格里拉佰諾酒店管理有限公司，香格里拉天行信息技術(shù)有限公司，香格里拉天行旅行社有限責任公司等企業(yè)。
一、提前謀劃，精心制定會(huì )議方案
會(huì )議方案是會(huì )議組織安排的總綱，制定會(huì )議方案應當注意以下幾個(gè)方面。一是周密細致、程序規范。會(huì )議方案要緊緊圍繞大會(huì )總體的工作目標任務(wù)，明確會(huì )議日程安排及各項議程之間內在的邏輯關(guān)系，合理安排會(huì )議議程，使各場(chǎng)次會(huì )議能順利銜接，避免出現死角和盲區。方案一般應包括會(huì )議名稱(chēng)、時(shí)間地點(diǎn)、出席人員、會(huì )議任務(wù)、議程、工作組設置及文件起草工作、會(huì )務(wù)秘書(shū)工作、組織人事工作、宣傳報道工作、后勤服務(wù)工作、安全保衛工作等內容。二是加強溝通，統籌協(xié)調。一方面，要加強對上的溝通請示工作。大型會(huì )議規格高、影響大、議題重要，中央機關(guān)舉行的大型會(huì )議一般還邀請中央領(lǐng)導同志出席會(huì )議，具有重要的政治意義。為使會(huì )議效果達到有關(guān)要求，在組織籌備會(huì )議的過(guò)程中，必須加強與本單位領(lǐng)導和上級領(lǐng)導的溝通請示工作。另一方面，要加強橫向的溝通銜接工作。大型會(huì )議的順利開(kāi)展，是會(huì )務(wù)組織部門(mén)與文件起草、組織人事、宣傳報道、后勤服務(wù)、安全保衛等部門(mén)密切配合、相互協(xié)作的結果，因此在會(huì )議籌備期間，必須加強與上述部門(mén)的橫向溝通銜接工作，合理調整工作進(jìn)度，加強配合，共同推進(jìn)籌備工作全面有序進(jìn)行。三是細化分工、倒排工序。要逐項細化分解任務(wù)、確定職責分工，使各部門(mén)明確會(huì )議每個(gè)階段、每個(gè)環(huán)節的職責和分工，避免出現推諉扯皮的現象。要采取倒排工序方式對承擔的工作任務(wù)進(jìn)行合理安排，進(jìn)一步細化方案的工作分工、時(shí)間節點(diǎn)，夯實(shí)崗位職責，使各單位能依據倒排時(shí)間表，認真對照檢查，確保按時(shí)完成，實(shí)現無(wú)縫對接。
二、把握細節，認真做好會(huì )前演練
一是對會(huì )議細節進(jìn)行逐項演練。會(huì )前要對每場(chǎng)大會(huì )的每項任務(wù)和分工進(jìn)行逐項推演，對可能出現的情況和問(wèn)題提早研究解決辦法，在此基礎上制定詳細的分工明細表，使每個(gè)人都清楚自己的任務(wù)，并了解其他人的任務(wù)，確保工作沒(méi)有漏洞、任務(wù)沒(méi)有漏項、人員沒(méi)有漏位。二是在會(huì )場(chǎng)住地進(jìn)行實(shí)地演練。隨著(zhù)會(huì )期臨近，會(huì )務(wù)組織者應深入會(huì )場(chǎng)、住地，根據大會(huì )日程一項項地對會(huì )務(wù)細節進(jìn)行實(shí)地演練，按照“提前一天”“提前兩個(gè)小時(shí)”“提前一個(gè)小時(shí)”的標準做好會(huì )議場(chǎng)地布置工作，即每一個(gè)會(huì )場(chǎng)提前一天布置完畢，每一項活動(dòng)提前一天部署到位；會(huì )務(wù)工作者提前兩個(gè)小時(shí)到達會(huì )場(chǎng)，一切準備工作提前兩個(gè)小時(shí)就緒；全體會(huì )議時(shí)組織會(huì )議代表和列席人員提前一個(gè)小時(shí)入場(chǎng)。三是臨近會(huì )議前的重點(diǎn)環(huán)節演練。牽牛要牽牛鼻子，籌備大型會(huì )議也要善于抓住其中的重點(diǎn)關(guān)節，如果大會(huì )的重點(diǎn)環(huán)節出現瑕疵，整個(gè)大會(huì )的效果就會(huì )大打折扣，甚至出現無(wú)法挽回的不良影響。對待重點(diǎn)環(huán)節，要加強會(huì )前演練，做到思想上高度重視、精力上重點(diǎn)傾斜、細節上重點(diǎn)考慮，確保萬(wàn)無(wú)一失。
三、熱情周到，搞好會(huì )議期間的組織服務(wù)
會(huì )議期間的服務(wù)可分為會(huì )場(chǎng)內服務(wù)和會(huì )場(chǎng)外服務(wù)，涉及會(huì )議報到、食宿安排、醫療服務(wù)、車(chē)輛安排、材料分發(fā)、引導入座、會(huì )議記錄、錄音攝像等諸多環(huán)節。只有熱情周到地做好服務(wù)工作，才能使場(chǎng)內外各個(gè)環(huán)節有機銜接。一是加強值班暢通運行機制。會(huì )議值班的作用是收集和發(fā)送有關(guān)會(huì )議的信息，協(xié)調處理會(huì )議期間各項工作和突發(fā)事件，落實(shí)領(lǐng)導交辦的事項等。在大型會(huì )議中，大會(huì )總值班室一般為各住地會(huì )務(wù)服務(wù)工作的總協(xié)調部，各住地會(huì )務(wù)值班室為本住地發(fā)文、生活、安全以及與會(huì )議代表聯(lián)絡(luò )的聯(lián)系機構，通過(guò)建立會(huì )議值班制度，暢通大會(huì )籌備機構、住地會(huì )務(wù)服務(wù)機構、會(huì )議代表之間的溝通聯(lián)系，便于上傳下達、溝通聯(lián)系和緊急事項的處理，使會(huì )議代表得到更加優(yōu)質(zhì)高效的服務(wù)。二是緊盯細節把握會(huì )場(chǎng)節奏。會(huì )議期間會(huì )務(wù)工作者要緊繃著(zhù)一根弦，緊盯住各種細節。比如，要與音響師、播音員做好對接工作，準備一套會(huì )議主持詞交給音響師和播音員，以方便其把握議程安排；會(huì )議開(kāi)始前要安排專(zhuān)人到會(huì )場(chǎng)清點(diǎn)人數，會(huì )前五分鐘及時(shí)提醒尚未到會(huì )場(chǎng)的參會(huì )人員；會(huì )中檢查會(huì )議室的音響、燈光、室溫、通風(fēng)、通信屏蔽等情況，根據實(shí)際情況進(jìn)行調整；維護會(huì )場(chǎng)秩序，防止無(wú)關(guān)人員進(jìn)入會(huì )場(chǎng)，提醒與會(huì )人員關(guān)閉手機等。
四、改進(jìn)會(huì )風(fēng)，厲行勤儉節約
組織籌備大型會(huì )議，要嚴格貫徹落實(shí)中央八項規定精神，采取切實(shí)有效的措施改進(jìn)會(huì )風(fēng)。一是簡(jiǎn)化會(huì )場(chǎng)布置、節約會(huì )議用品。大會(huì )會(huì )場(chǎng)的主席臺要簡(jiǎn)化綠植花草布置，報告席、發(fā)言席不擺放鮮花，不掛歡迎標語(yǔ)、不設大型顯示屏；住地會(huì )場(chǎng)不擺放花草綠植、不鋪設地毯、不懸掛會(huì )標、不制作背景板。要加強會(huì )議用品的管理和循環(huán)利用，提高會(huì )議用品使用率，減少一次性用品，根據需要提供筆、本和紙張，切實(shí)降低會(huì )議成本。二是簡(jiǎn)化迎送接待、嚴控會(huì )外活動(dòng)。不在機場(chǎng)、火車(chē)站、住地舉行迎送會(huì )議代表儀式，不張貼懸掛標語(yǔ)橫幅，不鋪地毯、不獻花；會(huì )議代表入住的房間不擺放鮮花。不組織代表到景點(diǎn)參觀(guān)游玩，不舉辦聯(lián)歡晚會(huì )。三是加強乘車(chē)管理、嚴格用餐標準。會(huì )議代表分散在多個(gè)住地確需租用車(chē)輛的，嚴格控制會(huì )議租用車(chē)輛數量，需乘車(chē)出席全體會(huì )議的一般集體乘坐大巴。會(huì )議一律安排自助餐，本著(zhù)保質(zhì)保量、安全衛生、不浪費的原則，不安排高檔菜肴、不上酒水，不安排、不組織宴請活動(dòng)。
五、善始善終，合理安排會(huì )后有關(guān)工作
一次成功的會(huì )議，不僅要有充分的會(huì )前準備，周到的會(huì )中服務(wù)，而且要做到善始善終，超前謀劃、合理安排會(huì )后有關(guān)工作。一是統籌做好會(huì )后服務(wù)。要注重統籌銜接，提前擬定大會(huì )閉幕后系列后續會(huì )議和活動(dòng)的組織實(shí)施方案，做好組織協(xié)調工作。二是全面做好會(huì )后總結。及時(shí)總結會(huì )務(wù)工作中的經(jīng)驗和教訓，對已有的會(huì )務(wù)工作流程、工作規則等進(jìn)行修改和完善，使之更加適應新時(shí)期會(huì )務(wù)工作的需要。要注意收集會(huì )議代表對會(huì )務(wù)工作的意見(jiàn)和建議，認真采納其中的合理部分，促進(jìn)辦會(huì )能力不斷提高。三是及時(shí)整理會(huì )議資料。要牢固樹(shù)立檔案意識，在會(huì )前、會(huì )中、會(huì )后都安排專(zhuān)人收集整理會(huì )議方案、會(huì )議通知、會(huì )議須知、發(fā)言材料、會(huì )議記錄、音像資料等會(huì )議檔案資料，按類(lèi)別整理成資料匯編，為今后辦會(huì )提供工作參考。
